Od zvoleného data vede účetnictví vaší firmy Fintegra. Všechno před tím datem zůstává v dosavadním systému a archivuje se; nové účetnictví na něj navazuje zůstatky, otevřenými fakturami a evidencemi, aby nic nechybělo a nic nebylo zaúčtované dvakrát.

Převzetí připravuje vaše dosavadní účetní: podklady vytahuje ze systému, ve kterém dosud účtovala. Vy jako jednatel rozhodujete jen datum a pár věcí na konci.

Zákonný rámec

• Kontinuita: účetní jednotka otevírá účetní knihy zůstatky, jimiž je uzavřela (§ 19 odst. 3 ZoÚ, ČÚS 002). Počáteční stavy se účtují přes účet 701 (Počáteční účet rozvažný).
• Průkaznost: saldokonto po dokladech (§ 8, § 33a ZoÚ), inventarizace zůstatků k datu přechodu (§ 29 ZoÚ).
• DPH: nárok na odpočet z dokladů před přechodem lze uplatnit do 3 let (§ 73 odst. 3 ZDPH); kontrolní hlášení a přiznání musí navazovat (§ 101c ZDPH).
• Číslování: čísla dokladů musí být jednoznačná (§ 11 ZoÚ, § 29 ZDPH), v rámci roku řady navazují.
• Přechod uprostřed roku: roční výkazy a přiznání DPPO musí vzniknout z jednoho systému, proto se převádí počáteční stavy k 1. 1. i obraty účtů od 1. 1. do data přechodu.
• Archivace: původní systém a jeho výstupy (deník, hlavní kniha, doklady) se archivují 10 let (§ 31 ZoÚ).

Doporučené datum

Nejčistší je 1. 1. (po roční závěrce v původním systému). Přechod uprostřed roku je možný, ale vyžaduje hlavní knihu od 1. 1. a navázání řad.

Co dodat

Povinné je jen to, co vaše firma opravdu má: sloupec „kdy povinný“ říká, při jakém zůstatku se podklad chce. Nulový zůstatek = podklad se nedokládá.

#	Podklad	Kdy povinný	Co má obsahovat
1	Obratová předvaha k poslednímu dni před přechodem	vždy	všechny účty, konečné zůstatky MD/Dal (uprostřed roku i obraty od 1. 1.)
2	Neuhrazené vydané faktury	zůstatek 311	číslo, odběratel, IČO, DUZP, splatnost, celkem, zbývá, VS
3	Neuhrazené přijaté faktury	zůstatek 321	číslo, dodavatel, IČO, DUZP, splatnost, celkem, zbývá, VS, účet
4	Zůstatky bank a pokladen	vždy	poslední výpis / pokladní kniha k datu, u cizí měny i v měně
5	Nevyúčtované zálohy 314 / 324	zůstatek	po dokladech, zda existuje daňový doklad k platbě
6	Karty dlouhodobého majetku	zůstatek 0xx	pořizovací cena, zařazení, skupina, metoda, oprávky účetní i daňové, zůstatkové ceny
7	Drobný majetek	volitelně	seznam
8	Časové rozlišení a dohady 38x	zůstatek	položky s obdobím a měsíčním rozpouštěním
9	DPH	vždy	poslední přiznání + KH, stav 343, doklady s neuplatněným odpočtem
10	Poslední čísla dokladových řad	uprostřed roku	FV, FP, pokladna, banka, interní
11	Hlavní kniha od 1. 1.	uprostřed roku	obraty účtů
12	Úvěry a leasingy	zůstatek 46x/47x	smlouvy, splátkové kalendáře, zůstatek jistiny
13	Mzdy	zůstatek 33x/34x	rekapitulace posledního měsíce, nevyplacené mzdy a odvody
14	Adresář partnerů	volitelně	export; jinak vznikne z otevřených položek
15	Rezervy, opravné položky, cizoměnové zůstatky	zůstatek 45x/39x	stavy a kurzy k datu

Podklady posílejte e-mailem na adresu své firmy <kód-firmy>@doklady.fintegra.cz s předmětem začínajícím „PŘECHOD“ – druh souboru se pozná sám. Účetní je může místo toho nahrát přímo u příslušného řádku ve Fintegře.

Co se s podklady stane

• Načtení a kontrola. Každý podklad se převede do jednotné podoby a porovná se se zbytkem: musí sedět strany

účetnictví (MD = Dal), zůstatek pohledávek se součtem neuhrazených vydaných faktur, zůstatek závazků s přijatými, banka s výpisy, pokladna s pokladní knihou, majetek s kartami, DPH s posledním přiznáním. **Každý rozdíl se ukáže a zastaví převzetí** – tím se odhalí chyba, která by jinak putovala do nového účetnictví.

• Zavedení do nového účetnictví. Počáteční stavy účtů, otevřené faktury po dokladech (s původními čísly, daty

splatnosti a variabilními symboly, aby se platby dál párovaly samy), partneři a karty majetku. Období před datem přechodu se uzamkne, aby do něj nemohl spadnout nový doklad.

• Odsouhlasení. Zůstatky v novém účetnictví se porovnají s dodanou předvahou. Když sedí do koruny, je převzetí

hotové a od data přechodu účtujeme my.

Pokud se v podkladech něco upraví, kroky se dají opakovat – nic se tím nezdvojí.

Co rozhodnete vy

• Datum přechodu a jestli se přechází k 1. 1., nebo uprostřed roku.
• Potvrzení zůstatků pokladny a banky k tomu datu – podpisem stvrzujete, že tolik peněz opravdu je.
• Neuplatněné odpočty DPH: které z dokladů před přechodem se uplatní v prvním přiznání po něm.
• Archivace dosavadního systému: deník, hlavní kniha a doklady se uchovávají 10 let (§ 31 ZoÚ). Zůstávají vám,

nepřebíráme je.

Jak dlouho to trvá

Podle toho, jak rychle přijdou podklady. Když jsou kompletní, kontroly a zavedení jsou otázka jednoho dne; většina času padne na dohledání rozdílů mezi předvahou a saldokonty v dosavadním účetnictví.

Nejasnosti se řeší předem, ne po zavedení – proto se každý rozdíl ukáže dřív, než se cokoli zaúčtuje.